Office 2016 使用手册

第一部分：通用基础

1.1 安装与激活

支持系统：Windows 7 SP1 及以上 / macOS 10.10 及以上
激活方式：密钥激活 / Microsoft 账户绑定 / KMS 批量激活

1.2 通用界面布局

Office 2016 采用 Ribbon（功能区） 界面，由以下部分组成：

区域	说明
快速访问工具栏	左上角，可自定义常用命令（保存、撤销、恢复）
选项卡（标签页）	如"开始"“插入"“设计"“布局"等，按功能分类
功能区	每个选项卡下的具体命令按钮区域
状态栏	窗口底部，显示页数、字数、视图切换等信息

1.3 通用操作

文件操作

Ctrl + N 新建文档
Ctrl + O 打开文档
Ctrl + S 保存文档
F12 另存为
Ctrl + P 打印

编辑操作

Ctrl + Z 撤销
Ctrl + Y 恢复（重做）
Ctrl + X 剪切
Ctrl + C 复制
Ctrl + V 粘贴
Ctrl + A 全选
Ctrl + F 查找
Ctrl + H 替换

视图操作

Ctrl + 鼠标滚轮 缩放页面
Alt 键显示/隐藏功能区快捷键提示

1.4 账户与云端

右上角登录 Microsoft 账户后可同步设置
OneDrive 集成：可直接保存/打开云端文件
最近使用的文档：文件 → 打开 → 最近

第二部分：Word 2016

2.1 基础排版

文字格式

字体设置：开始 → 字体 组，可选择字体、字号、加粗(Ctrl+B)、斜体(Ctrl+I)、下划线(Ctrl+U)
颜色与突出显示：字体颜色按钮和文本突出显示颜色（荧光笔）
清除格式：开始 → 字体 → 清除所有格式 按钮

段落格式

对齐方式：左对齐(Ctrl+L)、居中(Ctrl+E)、右对齐(Ctrl+R)、两端对齐(Ctrl+J)
行距：开始 → 段落 → 行和段落间距
缩进：开始 → 段落 → 增加/减少缩进，或使用标尺拖动
项目符号和编号：开始 → 段落 组中的按钮

样式

使用样式：开始 → 样式 库，快速应用标题、正文等预设格式
修改样式：右键样式 → 修改
创建目录：应用标题样式后，引用 → 目录 → 自动目录

2.2 页面布局

纸张大小：布局 → 页面设置 → 纸张大小（A4 为默认）
页边距：布局 → 页面设置 → 页边距
分栏：布局 → 页面设置 → 分栏
分页符/分节符：布局 → 页面设置 → 分隔符
- 分页符(Ctrl+Enter)：强制换页
- 分节符：用于不同页面设置（如纵向/横向混排）

2.3 插入对象

对象	路径	说明
图片	`插入 → 插图 → 图片`	支持 JPG/PNG 等格式
表格	`插入 → 表格`	快速制表或插入 Excel 工作表
形状	`插入 → 插图 → 形状`	矩形、箭头、流程图等
SmartArt	`插入 → 插图 → SmartArt`	组织结构图、流程图等
图表	`插入 → 插图 → 图表`	柱状图、折线图、饼图等
文本框	`插入 → 文本 → 文本框`	灵活排版文字
页眉页脚	`插入 → 页眉和页脚`	双击页面顶端/底端也可进入
页码	`插入 → 页眉和页脚 → 页码`	支持多种位置和格式
公式	`插入 → 符号 → 公式`	内置公式或手写输入

2.4 表格操作

快速选择：鼠标悬停在表格左上角点击全选图标
增删行列：右键 → 插入/删除
合并/拆分单元格：选中单元格 → 表格工具 → 布局
表格样式：表格工具 → 设计 选择预设样式
重复标题行：选中标题行 → 表格工具 → 布局 → 重复标题行（跨页表格必备）

2.5 引用与审阅

脚注/尾注：引用 → 脚注 → 插入脚注
题注：引用 → 题注 → 插入题注（图表编号）
交叉引用：引用 → 题注 → 交叉引用
批注：审阅 → 批注 → 新建批注
修订模式：审阅 → 修订 → 修订（修改记录可见）
比较文档：审阅 → 比较 → 比较

2.6 邮件合并（批量制作信函/标签）

邮件 → 开始邮件合并 → 选择文档类型
选择收件人 → 使用现有列表（导入 Excel 数据源）
插入合并域（如"姓名"“地址”）
完成并合并 → 编辑单个文档 或直接打印

2.7 常用技巧

格式刷：Ctrl+Shift+C 复制格式，Ctrl+Shift+V 粘贴格式；双击格式刷可反复使用
导航窗格：Ctrl+F 打开，可快速跳转标题、页面
即点即输：在空白处双击可直接输入文字
选择性粘贴：Ctrl+Alt+V，可选择只粘贴文本（去除格式）
生成 PDF：文件 → 导出 → 创建 PDF/XPS

第三部分：Excel 2016

3.1 工作簿与工作表基础

工作簿 = 一个 Excel 文件（.xlsx）
工作表 = 工作簿中的单张表（底部 Sheet 标签）
单元格地址：列字母 + 行号，如 A1、C5
区域表示：A1:B10（左上到右下）

工作表操作

新建工作表：点击底部 + 号，或 Shift+F11
重命名：双击 Sheet 标签
移动/复制：右键 Sheet 标签 → 移动或复制
标签颜色：右键 Sheet 标签 → 工作表标签颜色

3.2 数据输入与填充

快速填充

填充柄：拖动单元格右下角小黑方块
序列填充：开始 → 编辑 → 填充 → 序列
快速填充（Flash Fill）：Ctrl+E，自动识别模式提取/合并数据（2013 新增，2016 增强）

数据验证（下拉列表/输入限制）

选中单元格区域
数据 → 数据工具 → 数据验证
设置允许条件（如：序列 → 输入"选项1,选项2,选项3”）

3.3 公式与函数

公式基础

所有公式以 = 开头
单元格引用三种模式（按 F4 切换）：
- A1 相对引用（复制公式时会变化）
- $A$1 绝对引用（复制公式时固定不变）
- $A1 或 A$1 混合引用

常用函数分类

数学与统计

函数	语法	说明
SUM	`=SUM(范围)`	求和
AVERAGE	`=AVERAGE(范围)`	求平均值
MAX / MIN	`=MAX(范围)` / `=MIN(范围)`	最大值/最小值
COUNT	`=COUNT(范围)`	统计数字个数
COUNTA	`=COUNTA(范围)`	统计非空单元格
COUNTIF	`=COUNTIF(范围, 条件)`	按条件计数
SUMIF	`=SUMIF(条件范围, 条件, 求和范围)`	按条件求和
SUMIFS	`=SUMIFS(求和范围, 条件范围1, 条件1, 条件范围2, 条件2,...)`	多条件求和
ROUND	`=ROUND(数值, 小数位数)`	四舍五入

逻辑函数

函数	语法	说明
IF	`=IF(条件, 真值, 假值)`	条件判断
AND	`=AND(条件1, 条件2,...)`	全部为真则返回 TRUE
OR	`=OR(条件1, 条件2,...)`	任一为真则返回 TRUE
IFERROR	`=IFERROR(公式, 出错时的值)`	错误处理

查找与引用

函数	语法	说明
VLOOKUP	`=VLOOKUP(查找值, 表格范围, 列序号, 0)`	垂直查找（0=精确匹配）
HLOOKUP	`=HLOOKUP(查找值, 表格范围, 行序号, 0)`	水平查找
INDEX	`=INDEX(范围, 行号, 列号)`	返回指定位置的值
MATCH	`=MATCH(查找值, 范围, 0)`	返回匹配项的位置

文本函数

函数	语法	说明
LEFT / RIGHT	`=LEFT(文本, 字符数)`	从左/右截取
MID	`=MID(文本, 起始位置, 字符数)`	从中间截取
LEN	`=LEN(文本)`	文本长度
CONCATENATE	`=CONCATENATE(文本1, 文本2,...)`	文本合并（也可用 `&`）
TRIM	`=TRIM(文本)`	去除多余空格
TEXT	`=TEXT(数值, "格式代码")`	数字转文本并格式化

日期与时间

函数	说明
TODAY()	当前日期
NOW()	当前日期和时间
YEAR / MONTH / DAY	提取年/月/日
DATEDIF	`=DATEDIF(开始日期, 结束日期, "Y"/"M"/"D")` 计算间隔
WEEKDAY	返回星期几（1-7）

3.4 数据管理

排序

选中数据区域任一单元格
数据 → 排序和筛选 → 排序
添加多个排序条件（主要关键字 → 次要关键字）

筛选

自动筛选：数据 → 排序和筛选 → 筛选，或 Ctrl+Shift+L
高级筛选：数据 → 排序和筛选 → 高级，支持复杂条件和提取到新位置

删除重复值

数据 → 数据工具 → 删除重复值

分列

数据 → 数据工具 → 分列，按分隔符或固定宽度拆分一列为多列

3.5 数据透视表

创建步骤

选中数据源区域
插入 → 表格 → 数据透视表
选择放置位置（新工作表/现有工作表）
在右侧字段列表中拖拽字段到"行"“列"“值"“筛选"区域

常用操作

值字段设置：点击值区域字段 → 值字段设置 → 选择汇总方式（求和/计数/平均值）
刷新：右键数据透视表 → 刷新
切片器：数据透视表工具 → 分析 → 筛选 → 插入切片器（直观的筛选控件）
时间线：数据透视表工具 → 分析 → 筛选 → 插入时间线（日期筛选）

3.6 图表

创建图表

选中数据区域
插入 → 图表 组，选择图表类型
使用 图表工具 → 设计/格式 进行美化

图表类型选择

场景	推荐图表
数据对比	柱状图/条形图
趋势变化	折线图
占比分布	饼图/圆环图
两个变量关系	散点图
多维度比较	雷达图

组合图表：图表工具 → 设计 → 更改图表类型 → 组合

3.7 条件格式

开始 → 样式 → 条件格式
数据条：单元格内显示进度条
色阶：按数值大小着色
图标集：添加方向箭头、星级等图标
自定义规则：新建规则 → 使用公式确定要设置格式的单元格

3.8 保护与打印

保护工作表：审阅 → 保护 → 保护工作表（可设密码，限制编辑）
锁定单元格：先设置单元格格式 → 保护 → 锁定，再保护工作表才生效
打印标题：页面布局 → 页面设置 → 打印标题（每页重复打印表头）
打印区域：页面布局 → 页面设置 → 打印区域 → 设置打印区域
调整为一页：文件 → 打印 → 设置 → 将工作表调整为一页

第四部分：PowerPoint 2016

4.1 基础操作

新建幻灯片：开始 → 幻灯片 → 新建幻灯片，或 Ctrl+M
幻灯片版式：开始 → 幻灯片 → 版式
分节管理：右键幻灯片缩略图之间 → 新增节（适合大型演示文稿）
重用幻灯片：开始 → 幻灯片 → 新建幻灯片 → 重用幻灯片

4.2 设计主题

应用主题：设计 → 主题 库
变体：设计 → 变体（配色方案和字体组合）
自定义母版：视图 → 母版视图 → 幻灯片母版
- 母版修改会应用到所有使用该版式的幻灯片
- 适合统一添加公司 Logo、统一的页脚等

4.3 插入多媒体

图片：插入 → 图像 → 图片
视频：插入 → 媒体 → 视频（支持在线视频/本地文件）
音频：插入 → 媒体 → 音频
屏幕录制：插入 → 媒体 → 屏幕录制

4.4 动画

切换效果（幻灯片之间）

切换 选项卡，选择过渡动画
可设置持续时间、自动换片时间

自定义动画（元素动画）

选中对象 → 动画 选项卡 → 选择动画效果
进入动画（绿色）：物体出现
强调动画（黄色）：物体变化
退出动画（红色）：物体消失
动作路径：物体按路径移动

动画窗格：动画 → 高级动画 → 动画窗格，管理所有动画的顺序和时间

触发条件

单击时
与上一动画同时（与上一动画同时）
上一动画之后（上一动画之后）

4.5 幻灯片放映

从头开始：F5
从当前幻灯片开始：Shift+F5
演示者视图：幻灯片放映 → 监视器 → 使用演示者视图（需双屏）
- 可看到备注、下一张预览、计时器
自定义放映：幻灯片放映 → 开始放映幻灯片 → 自定义幻灯片放映
排练计时：幻灯片放映 → 设置 → 排练计时（记录每页停留时间）

4.6 常用技巧

快速对齐：选中多个对象 → 格式 → 排列 → 对齐
图层管理：格式 → 排列 → 选择窗格（管理对象层级和可见性）
SmartArt 转换：选中文字占位符 → 开始 → 段落 → 转换为 SmartArt
取色器：格式 → 形状填充/轮廓 → 取色器（吸取页面任意颜色）
导出视频：文件 → 导出 → 创建视频
演示者备注：每张幻灯片下方的备注区（仅演示者可见）

第五部分：Outlook 2016

5.1 邮件基础

新建邮件：Ctrl+N（在收件箱中）或 Ctrl+Shift+M
发送/接收：F9
回复：Ctrl+R
全部回复：Ctrl+Shift+R
转发：Ctrl+F
添加附件：插入 → 附件 或直接拖拽到邮件

5.2 邮件管理

分类：右键邮件 → 分类 → 选择颜色标签
标记：右键邮件 → 后续标志 → 设置提醒日期
规则：开始 → 移动 → 规则 → 管理规则和通知
- 自动将特定发件人的邮件移到指定文件夹
搜索文件夹：文件夹 → 新建 → 新建搜索文件夹（如"未读邮件"汇总视图）

5.3 日历

新建约会：Ctrl+Shift+A
创建会议：Ctrl+Shift+Q（可添加与会者，查看忙闲状态）
视图切换：日/工作周/周/月/日程
共享日历：开始 → 共享 → 共享日历

5.4 联系人（人员）

新建联系人：Ctrl+Shift+C
联系人组：Ctrl+Shift+L（群发邮件）

5.5 常用设置

签名：文件 → 选项 → 邮件 → 签名
自动回复：文件 → 信息 → 自动答复（外出时使用）
邮件归档：文件 → 工具 → 清理邮箱 / 手动拖拽到存档文件夹

第六部分：常用快捷键汇总

通用快捷键

快捷键	功能
`Ctrl + N`	新建
`Ctrl + O`	打开
`Ctrl + S`	保存
`F12`	另存为
`Ctrl + W`	关闭文档
`Ctrl + P`	打印
`Ctrl + Z`	撤销
`Ctrl + Y`	恢复
`Ctrl + X`	剪切
`Ctrl + C`	复制
`Ctrl + V`	粘贴
`Ctrl + A`	全选
`Ctrl + F`	查找
`Ctrl + H`	替换
`F1`	帮助

Word 常用

快捷键	功能
`Ctrl + B`	加粗
`Ctrl + I`	斜体
`Ctrl + U`	下划线
`Ctrl + L/E/R/J`	左/居中/右/两端对齐
`Ctrl + Enter`	分页符
`Ctrl + Shift + C`	复制格式
`Ctrl + Shift + V`	粘贴格式
`Ctrl + Alt + V`	选择性粘贴
`F4`	重复上一步操作

Excel 常用

快捷键	功能
`F2`	编辑单元格
`F4`	切换引用模式（相对/绝对）
`Ctrl + D`	向下填充
`Ctrl + R`	向右填充
`Ctrl + ;`	输入当前日期
`Ctrl + Shift + :`	输入当前时间
`Ctrl + Space`	选中整列
`Shift + Space`	选中整行
`Ctrl + -`	删除单元格
`Ctrl + Shift + +`	插入单元格
`Ctrl + T`	创建表格
`Ctrl + Shift + L`	筛选
`Alt + =`	自动求和
`Ctrl + E`	快速填充
`Ctrl + 1`	设置单元格格式
`Alt + Enter`	单元格内换行
`F11`	创建图表（新工作表）
`Alt + F1`	创建图表（当前工作表）

PowerPoint 常用

快捷键	功能
`F5`	从头开始放映
`Shift + F5`	从当前幻灯片放映
`Ctrl + M`	新建幻灯片
`Ctrl + D`	复制幻灯片/对象
`B`	放映时黑屏
`W`	放映时白屏
`数字 + Enter`	放映时跳转到指定编号

文档版本：v1.0 | 适用 Office 2016 全系列

Office 2016 使用手册#

目录#

第一部分：通用基础#

1.1 安装与激活#

1.2 通用界面布局#

1.3 通用操作#

1.4 账户与云端#

第二部分：Word 2016#

2.1 基础排版#

文字格式#

段落格式#

样式#

2.2 页面布局#

2.3 插入对象#

2.4 表格操作#

2.5 引用与审阅#

2.6 邮件合并（批量制作信函/标签）#

2.7 常用技巧#

第三部分：Excel 2016#

3.1 工作簿与工作表基础#

3.2 数据输入与填充#

快速填充#

数据验证（下拉列表/输入限制）#

3.3 公式与函数#

公式基础#

常用函数分类#

3.4 数据管理#

排序#

筛选#

删除重复值#

分列#

3.5 数据透视表#

3.6 图表#

3.7 条件格式#

3.8 保护与打印#

第四部分：PowerPoint 2016#

4.1 基础操作#

4.2 设计主题#

4.3 插入多媒体#

4.4 动画#

切换效果（幻灯片之间）#

自定义动画（元素动画）#

4.5 幻灯片放映#

4.6 常用技巧#

第五部分：Outlook 2016#

5.1 邮件基础#

5.2 邮件管理#

5.3 日历#

5.4 联系人（人员）#

5.5 常用设置#

第六部分：常用快捷键汇总#

通用快捷键#

Word 常用#

Excel 常用#

PowerPoint 常用#